Tips para reducir costos de impresión en su empresa

Tips para reducir costos de impresión en su empresa

Como lo mencionamos en la publicación anterior, el costo de impresión por empleado estaría alrededor de los $200.000 al año y al hacer cálculos en empresas con nóminas cuantiosas es un costo realmente alto. Por esto, nos gustaría darles unos tips básicos que pueden poner en práctica en su organización para reducir estos altos costos de impresión y a la vez garantizar una mayor duración de sus equipos.

 1. Revisar inventario de impresoras

En nuestra experiencia nos hemos encontrado con muchos casos donde los clientes no tienen conocimiento de cuantos equipos tienen, de que tipo son y cuales son sus prestaciones y lo más grave cuanto le cuesta imprimir en ellos. Es por esto, que el primer consejo está dirigido a revisar el inventario de equipos para cuantificarlos, mirar su alcance y tomar decisiones. En esta tarea nos encontramos con equipos que por obsoletos encarecen la operación de imprimir o porque son muy básicos para lo que realmente necesitan los empleados o, por el contrario, están siendo subutilizados para el tipo de tarea que realizan en determinado departamento. Una vez llevada a cabo la tarea hemos evidenciado que muchas empresas tienen una cantidad superior de impresoras de las que realmente necesitan.

2. Cuidar el uso del tóner

Como sabemos todos los toners tienen una duración que se mide en número de impresiones y que esta varía dependiendo de la calidad de la impresión y otros factores que estaremos revisando en otra publicación. Por tal razón les aconsejamos que ajusten por defecto la impresión en borrador o “draft” y que esta se cambie a demanda cuando el documento que vayamos a imprimir requiera una mejor calidad.

3. Usar hojas recicladas

Un alto porcentaje de los documentos que imprimimos en nuestras oficinas son para uso interno y no precisan una alta calidad y mucho menos imprimirlo en hojas nuevas. Es por esto que además de aconsejar el uso de impresión en borrador, también les sugerimos que contemplen el uso de hojas recicladas para aquellos documentos que no requieran mayor formalidad. Generalmente para hacer esto, requerimos que nuestra impresora cuente con varias bandejas de papel, de manera que en una tengamos hojas nuevas y en otra las hojas recicladas. Kyocera por defecto incluye una bandeja pero usted perfectamente puede adquirir una adicional para manejar distintos tipos de papel.

4. Imprimir en dúplex

Cuando no haya mas remedio que imprimir en hojas nuevas, se aconseja hacer uso de la impresión doble cara o “dúplex” y verán como el consumo de resmas de papel empieza a reducirse y, por ende, los costos de impresión.

5. Use tipografía que ahorre tóner

Según CNET.com, Century Gothic, Ecofont y Times Roman se encuentran entre las fuentes más económicas, y Arial dentro de las más costosas. En las pruebas se comparó el consumo entre Century Gothic y Arial, y Century Gothic produjo un ahorro del 31 por ciento sobre Arial.

6. Reconsiderar el uso de impresión a color

Las impresiones a color si bien son muy elegantes y vistosas también son muy costosas y, la verdad, no todos los usuarios e incluso no todas las organizaciones las necesitan. Dicho esto, le aconsejamos que profundice dentro de su empresa que tan importante es la impresión a color, porque hemos evidenciado que muchas empresas adquieren impresoras color para imprimir un 80% de documentos en negro y solo un 20% en color, haciendo esto que los costos de impresión se multipliquen de manera exagerada. Si luego de su análisis, se identifica con este caso, le aconsejamos adquirir impresoras blanco y negro robustas e impresoras color pequeñas donde se impriman documentos color de manera exclusiva y además asigne perfiles de uso, para que así restrinja las impresiones a usuarios que realmente no las necesiten.

7. Implementar políticas de impresión

Si ninguna de las anteriores es suficiente para promover la reducción de costos, hoy día existen herramientas donde podemos establecer controles por usuario. Con estos controles podemos asignar cuotas de impresión, restringir el acceso a ciertas funciones como el caso de impresión a color y llevar una contabilidad de lo que imprime cada usuario. Se ha demostrado en la práctica, que muchas personas al sentir que están siendo contabilizadas sus impresiones, empiezan a reducir de manera drástica la cantidad de documentos que acostumbraban a imprimir. Kyocera ofrece una herramienta donde puede establecer estos controles y nosotros podemos ayudarlos a configurarla una vez adquiera su impresora.

8. Promover una cultura digital

Nos movemos en un mundo donde casi todo lo manejamos de manera digital. Los recibos de los servicios de nuestros hogares, las facturas de compras de productos o servicios e incluso las consignaciones en sucursales bancarias físicas las cambiamos por transferencias electrónicas donde obtenemos un recibo digital que sustenta nuestra transacción. Así mismo debemos, en la medida de lo posible, hacer en nuestras empresas. Incentivar el uso de la documentación digital para no solo ahorrar costos de impresión sino que al mismo tiempo nos ayuda a optimizar los espacios de nuestra oficina al no tener que disponer de bibliotecas o salas enteras llenas de papel.

¿Como lo hacemos? Pues, cuando vayamos a copiar algún documento en lugar de imprimirlo, lo escaneamos y enviamos por email. Así, no solo ahorramos papel y toner, sino que le añadimos la ventaja de tener el documento a nuestra disposición 24/7 siempre que tengamos acceso a nuestro correo. Otra forma sería imprimir documentos en PDF, en lugar de enviarlos a la impresora, si realmente no necesitamos el físico y así al igual que la opción anterior podemos enviarlos por correo o simplemente guardarlo en cualquier servicio de nube y tenerlo a disposición cuando lo necesitemos.

Para obtener más tips o recibir asesoría personalizada sobre su actividad de impresión, por favor, llámenos al (1) 63858589 o visite nuestra sección de contacto.

8 Consejos para elegir la impresora adecuada a sus necesidades

8 Consejos para elegir la impresora adecuada a sus necesidades

El empleado de oficina promedio usa alrededor de 10.000 hojas de papel al año , es decir, al menos 20 resmas de papel, que equivalen a unos $200 mil pesos en gastos de papel por empleado. Podemos suponer con seguridad que la mayoría de ese papel proviene de las impresoras de la oficina.

Pero, ¿cómo puede asegurarse de que está utilizando la impresora adecuada para sus necesidades? Hay una variedad de opciones disponibles, y podría estar pagando más por funciones que su empresa no necesita.

Para comenzar su investigación, necesitará comprender los detalles de lo que se imprime en su oficina. Esto también incluye cuánto se imprime, si necesita funciones adicionales y el costo continuo de los consumibles, como el tóner de la impresora, unidades de imagen, revelado, etc.

Elegir la mejor impresora para su negocio puede ser rápido y fácil. Con un poco de ayuda de nuestra parte y alguna evaluación suya, descubriremos rápidamente la mejor impresora para su oficina.

Consejo 1: Evalúe primero sus necesidades de impresión

No cometa el error de profundizar en un catálogo o una tienda en línea antes de responder algunas preguntas simples. Es posible que pueda responder estas preguntas usted mismo, o puede que necesite hablar con una variedad de personas en su lugar de trabajo para encontrar respuestas que reflejen con precisión las necesidades de la oficina.

¿Qué necesita actualmente la oficina de una impresora?

Es importante considerar la actividad principal de su negocio y cómo la impresora de adapta a esta actividad.

Si trabaja en una firma de arquitectura, probablemente estará buscando de gran formato o impresoras 3D. Tal vez administra un pequeño negocio de diseño gráfico. Entonces querrá una impresión en color precisa para revisar los diseños de impresión. Este paso puede eliminar inmediatamente una variedad de opciones de impresora de la lista, ya que simplemente no serán adecuadas.

¿Cambiarán sus necesidades en el futuro? Si es así, ¿cómo sería?

Piense en cómo su organización puede crecer y cambiar en el futuro y cómo esto podría afectar sus necesidades de impresión. Decida si la nueva máquina que está investigando ahora debe cumplir con estos requisitos, o si la actualizaría en el futuro.

Una vez que tenga respuestas claras a estas dos primeras preguntas, será más fácil decidir qué características necesita tener su nueva impresora y cuánto está preparado para gastar.

Consejo 2: Piense en una impresora multifunción

Si el análisis de sus necesidades de impresión ha demostrado que su oficina requiere una máquina que escanee o envíe faxes, un dispositivo multifunción podría ser adecuado. Las impresoras multifunción vienen en modelos láser y pueden incluir un escáner cama plana y un alimentador automático de hojas y también, la mayoría de los modelos incluirán la función de fax.

Una impresora multifunción con escáner es una excelente opción si necesita escanear acuerdos firmados, fotografías, notas escritas a mano o si necesita fotocopias.

Consejo 3: Considere los requisitos de manejo del papel

En general, las impresoras manejarán fácilmente papel hasta tamaño Oficio. Si necesita imprimir en A3, deberá consultar las especificaciones de la impresora. Además, tenga en cuenta si necesita imprimir en papel, etiquetas o sobres más gruesos (mayor gsm) y si necesita adicionar más bandejas módulos para diferentes tipos de papel (hoja Membretada, hoja oficio, hoja reciclada, etc).

En una oficina ocupada que imprime en grandes volúmenes, nadie tiene tiempo para recargar los suministros de papel de la impresora continuamente, así que busque una máquina con la capacidad adecuada de manejo de papel.

La impresión a doble cara o dúplex es una característica útil de la impresora que puede ahorrarle tiempo y dinero a su oficina. La impresión dúplex puede ahorrarle a su oficina entre 30 y 50% de los costos de papel y además le reduciría sus necesidades de almacenamiento. Busque un modelo que pueda configurar la impresión dúplex automática, ya que la impresión manual a doble cara puede ser onerosa y llevar mucho tiempo. La impresión dúplex también puede reducir los costos al utilizar menos papel.

Consejo 4: Investiga velocidad, resolución y color

La mejor manera de comparar las velocidades, las resoluciones y las afirmaciones de color de las impresoras es profundizar en las especificaciones. El sitio web de un buen proveedor de impresoras le permitirá ver las especificaciones, haciendo que sea lo más fácil posible obtener una buena descripción. Aquí también podrá consultar detalles como características de seguridad, información de garantía y tiempo de impresión.

Esté atento a las impresoras hechas con estándares internacionales como el estándar de calidad ISO 9001 y el estándar ambiental ISO 14001. Otra marca de calidad es si una impresora que ha ganado premios por su diseño confiable o por ser ecológica.

Consejo 5: Evalúe la impresión en red

Las impresoras de red o móviles están conectadas a un grupo de computadoras al mismo tiempo. Es la mejor opción para satisfacer de manera eficiente las necesidades de múltiples empleados en una oficina.

Un inconveniente de una impresora de red es que varios usuarios que intentan acceder a la impresora a la vez pueden retrasar los proyectos de impresión. Puede valer la pena considerar más de una impresora si su oficina tiene un alto volumen de impresión.

Consejo 6: piense en los costos a largo plazo

Comprar una impresora no es un costo único; También deberá considerar los gastos continuos de tóner, papel y mantenimiento. Recuerde que podría valer la pena comprar una impresora más cara que se ajuste a sus necesidades con costos continuos más bajos.

Considere una tecnología de impresora que incorpore consumibles de larga duración y uno de los costos más bajos por impresión, por la mejor relación calidad-precio.

Consejo 7: Piense en el ahorro de dinero y en el ambiente  

Los fabricantes de impresoras han dado grandes pasos para reducir el consumo de electricidad de sus productos.

Las impresoras KYOCERA tienen un control de potencia óptimo y están especialmente equipadas para ahorrar energía durante las fases de espera, modo de bajo consumo y modo de reposo. Las impresoras ECOSYS KYOCERA proporcionan una solución de impresión que incorpora consumibles de larga duración, lo que significa que menos desperdicios se están convirtiendo en vertederos.

Consejo 8: Elige tu nivel de servicio correctamente

Programas de servicios de administración delegada o convenios de mantenimiento, son la solución ideal para las empresas que habitualmente dependen de la impresión y tienen amplias necesidades relacionadas con esta actividad.

Algunos proveedores desempeñan un papel más dinámico en lugar de entregar únicamente consumibles y organizar la reparación o el reemplazo cuando se producen fallas y ofrecen el monitoreo de manera proactiva su impresión para que pueda administrar progresivamente las máquinas instaladas en su negocio, creando un entorno de impresión más eficiente y económico.

En Ofimarcas contamos con el personal calificado para ayudarle a escoger la impresora que mejor se adapte a su necesidad. Llámenos al +57 1 6358589 o contáctenos y solicite una visita de asesoría sin costos.

Fuentes:
https://blog.kyoceradocumentsolutions.com.au/8-tips-to-choosing-the-right-printer-for-your-needs
https://www.elespectador.com/economia/mas-de-50-millones-de-pesos-se-ahorrarian-las-empresas-al-ano-si-no-utilizaran-papel-articulo-827656

Impresoras Kyocera – Escaneres Avision y Fujitsu – Representante en Colombia

Somos Representantes de Impresoras Kyocera – Escaneres Avision, siendo pioneros en la representación de ambas marcas en Colombia así como también de Fujitsu, una marca que cuenta con un amplio catálogo de escáneres documentales con un alto desempeño.

Lo asesoramos para que el proceso de impresión y manejo documental en su organización sea ágil, optimice recursos y estimule el ahorro. Administre los documentos importantes mediante una combinación personalizada de dispositivos como impresoras, escáneres y softwares de control y gestión de documentos.

Para nosotros es de gran importancia la oportunidad que nos da de asistirle.

Con las Impresoras Kyocera – Escaneres Avision – Escaneres Fujitsu tenemos la Solución Documental a su medida

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