Tips para reducir costos de impresión en su empresa
Como lo mencionamos en la publicación anterior, el costo de impresión por empleado estaría alrededor de los $200.000 al año y al hacer cálculos en empresas con nóminas cuantiosas es un costo realmente alto. Por esto, nos gustaría darles unos tips básicos que pueden poner en práctica en su organización para reducir estos altos costos de impresión y a la vez garantizar una mayor duración de sus equipos.
1. Revisar inventario de impresoras
En nuestra experiencia nos hemos encontrado con muchos casos donde los clientes no tienen conocimiento de cuantos equipos tienen, de que tipo son y cuales son sus prestaciones y lo más grave cuanto le cuesta imprimir en ellos. Es por esto, que el primer consejo está dirigido a revisar el inventario de equipos para cuantificarlos, mirar su alcance y tomar decisiones. En esta tarea nos encontramos con equipos que por obsoletos encarecen la operación de imprimir o porque son muy básicos para lo que realmente necesitan los empleados o, por el contrario, están siendo subutilizados para el tipo de tarea que realizan en determinado departamento. Una vez llevada a cabo la tarea hemos evidenciado que muchas empresas tienen una cantidad superior de impresoras de las que realmente necesitan.
2. Cuidar el uso del tóner
Como sabemos todos los toners tienen una duración que se mide en número de impresiones y que esta varía dependiendo de la calidad de la impresión y otros factores que estaremos revisando en otra publicación. Por tal razón les aconsejamos que ajusten por defecto la impresión en borrador o “draft” y que esta se cambie a demanda cuando el documento que vayamos a imprimir requiera una mejor calidad.
3. Usar hojas recicladas
Un alto porcentaje de los documentos que imprimimos en nuestras oficinas son para uso interno y no precisan una alta calidad y mucho menos imprimirlo en hojas nuevas. Es por esto que además de aconsejar el uso de impresión en borrador, también les sugerimos que contemplen el uso de hojas recicladas para aquellos documentos que no requieran mayor formalidad. Generalmente para hacer esto, requerimos que nuestra impresora cuente con varias bandejas de papel, de manera que en una tengamos hojas nuevas y en otra las hojas recicladas. Kyocera por defecto incluye una bandeja pero usted perfectamente puede adquirir una adicional para manejar distintos tipos de papel.
4. Imprimir en dúplex
Cuando no haya mas remedio que imprimir en hojas nuevas, se aconseja hacer uso de la impresión doble cara o “dúplex” y verán como el consumo de resmas de papel empieza a reducirse y, por ende, los costos de impresión.
5. Use tipografía que ahorre tóner
Según CNET.com, Century Gothic, Ecofont y Times Roman se encuentran entre las fuentes más económicas, y Arial dentro de las más costosas. En las pruebas se comparó el consumo entre Century Gothic y Arial, y Century Gothic produjo un ahorro del 31 por ciento sobre Arial.
6. Reconsiderar el uso de impresión a color
Las impresiones a color si bien son muy elegantes y vistosas también son muy costosas y, la verdad, no todos los usuarios e incluso no todas las organizaciones las necesitan. Dicho esto, le aconsejamos que profundice dentro de su empresa que tan importante es la impresión a color, porque hemos evidenciado que muchas empresas adquieren impresoras color para imprimir un 80% de documentos en negro y solo un 20% en color, haciendo esto que los costos de impresión se multipliquen de manera exagerada. Si luego de su análisis, se identifica con este caso, le aconsejamos adquirir impresoras blanco y negro robustas e impresoras color pequeñas donde se impriman documentos color de manera exclusiva y además asigne perfiles de uso, para que así restrinja las impresiones a usuarios que realmente no las necesiten.
7. Implementar políticas de impresión
Si ninguna de las anteriores es suficiente para promover la reducción de costos, hoy día existen herramientas donde podemos establecer controles por usuario. Con estos controles podemos asignar cuotas de impresión, restringir el acceso a ciertas funciones como el caso de impresión a color y llevar una contabilidad de lo que imprime cada usuario. Se ha demostrado en la práctica, que muchas personas al sentir que están siendo contabilizadas sus impresiones, empiezan a reducir de manera drástica la cantidad de documentos que acostumbraban a imprimir. Kyocera ofrece una herramienta donde puede establecer estos controles y nosotros podemos ayudarlos a configurarla una vez adquiera su impresora.
8. Promover una cultura digital
Nos movemos en un mundo donde casi todo lo manejamos de manera digital. Los recibos de los servicios de nuestros hogares, las facturas de compras de productos o servicios e incluso las consignaciones en sucursales bancarias físicas las cambiamos por transferencias electrónicas donde obtenemos un recibo digital que sustenta nuestra transacción. Así mismo debemos, en la medida de lo posible, hacer en nuestras empresas. Incentivar el uso de la documentación digital para no solo ahorrar costos de impresión sino que al mismo tiempo nos ayuda a optimizar los espacios de nuestra oficina al no tener que disponer de bibliotecas o salas enteras llenas de papel.
¿Como lo hacemos? Pues, cuando vayamos a copiar algún documento en lugar de imprimirlo, lo escaneamos y enviamos por email. Así, no solo ahorramos papel y toner, sino que le añadimos la ventaja de tener el documento a nuestra disposición 24/7 siempre que tengamos acceso a nuestro correo. Otra forma sería imprimir documentos en PDF, en lugar de enviarlos a la impresora, si realmente no necesitamos el físico y así al igual que la opción anterior podemos enviarlos por correo o simplemente guardarlo en cualquier servicio de nube y tenerlo a disposición cuando lo necesitemos.
Para obtener más tips o recibir asesoría personalizada sobre su actividad de impresión, por favor, llámenos al (1) 63858589 o visite nuestra sección de contacto.
