8 Consejos para elegir la impresora adecuada a sus necesidades

El empleado de oficina promedio usa alrededor de 10.000 hojas de papel al año , es decir, al menos 20 resmas de papel, que equivalen a unos $200 mil pesos en gastos de papel por empleado. Podemos suponer con seguridad que la mayoría de ese papel proviene de las impresoras de la oficina.

Pero, ¿cómo puede asegurarse de que está utilizando la impresora adecuada para sus necesidades? Hay una variedad de opciones disponibles, y podría estar pagando más por funciones que su empresa no necesita.

Para comenzar su investigación, necesitará comprender los detalles de lo que se imprime en su oficina. Esto también incluye cuánto se imprime, si necesita funciones adicionales y el costo continuo de los consumibles, como el tóner de la impresora, unidades de imagen, revelado, etc.

Elegir la mejor impresora para su negocio puede ser rápido y fácil. Con un poco de ayuda de nuestra parte y alguna evaluación suya, descubriremos rápidamente la mejor impresora para su oficina.

Consejo 1: Evalúe primero sus necesidades de impresión

No cometa el error de profundizar en un catálogo o una tienda en línea antes de responder algunas preguntas simples. Es posible que pueda responder estas preguntas usted mismo, o puede que necesite hablar con una variedad de personas en su lugar de trabajo para encontrar respuestas que reflejen con precisión las necesidades de la oficina.

¿Qué necesita actualmente la oficina de una impresora?

Es importante considerar la actividad principal de su negocio y cómo la impresora de adapta a esta actividad.

Si trabaja en una firma de arquitectura, probablemente estará buscando de gran formato o impresoras 3D. Tal vez administra un pequeño negocio de diseño gráfico. Entonces querrá una impresión en color precisa para revisar los diseños de impresión. Este paso puede eliminar inmediatamente una variedad de opciones de impresora de la lista, ya que simplemente no serán adecuadas.

¿Cambiarán sus necesidades en el futuro? Si es así, ¿cómo sería?

Piense en cómo su organización puede crecer y cambiar en el futuro y cómo esto podría afectar sus necesidades de impresión. Decida si la nueva máquina que está investigando ahora debe cumplir con estos requisitos, o si la actualizaría en el futuro.

Una vez que tenga respuestas claras a estas dos primeras preguntas, será más fácil decidir qué características necesita tener su nueva impresora y cuánto está preparado para gastar.

Consejo 2: Piense en una impresora multifunción

Si el análisis de sus necesidades de impresión ha demostrado que su oficina requiere una máquina que escanee o envíe faxes, un dispositivo multifunción podría ser adecuado. Las impresoras multifunción vienen en modelos láser y pueden incluir un escáner cama plana y un alimentador automático de hojas y también, la mayoría de los modelos incluirán la función de fax.

Una impresora multifunción con escáner es una excelente opción si necesita escanear acuerdos firmados, fotografías, notas escritas a mano o si necesita fotocopias.

Consejo 3: Considere los requisitos de manejo del papel

En general, las impresoras manejarán fácilmente papel hasta tamaño Oficio. Si necesita imprimir en A3, deberá consultar las especificaciones de la impresora. Además, tenga en cuenta si necesita imprimir en papel, etiquetas o sobres más gruesos (mayor gsm) y si necesita adicionar más bandejas módulos para diferentes tipos de papel (hoja Membretada, hoja oficio, hoja reciclada, etc).

En una oficina ocupada que imprime en grandes volúmenes, nadie tiene tiempo para recargar los suministros de papel de la impresora continuamente, así que busque una máquina con la capacidad adecuada de manejo de papel.

La impresión a doble cara o dúplex es una característica útil de la impresora que puede ahorrarle tiempo y dinero a su oficina. La impresión dúplex puede ahorrarle a su oficina entre 30 y 50% de los costos de papel y además le reduciría sus necesidades de almacenamiento. Busque un modelo que pueda configurar la impresión dúplex automática, ya que la impresión manual a doble cara puede ser onerosa y llevar mucho tiempo. La impresión dúplex también puede reducir los costos al utilizar menos papel.

Consejo 4: Investiga velocidad, resolución y color

La mejor manera de comparar las velocidades, las resoluciones y las afirmaciones de color de las impresoras es profundizar en las especificaciones. El sitio web de un buen proveedor de impresoras le permitirá ver las especificaciones, haciendo que sea lo más fácil posible obtener una buena descripción. Aquí también podrá consultar detalles como características de seguridad, información de garantía y tiempo de impresión.

Esté atento a las impresoras hechas con estándares internacionales como el estándar de calidad ISO 9001 y el estándar ambiental ISO 14001. Otra marca de calidad es si una impresora que ha ganado premios por su diseño confiable o por ser ecológica.

Consejo 5: Evalúe la impresión en red

Las impresoras de red o móviles están conectadas a un grupo de computadoras al mismo tiempo. Es la mejor opción para satisfacer de manera eficiente las necesidades de múltiples empleados en una oficina.

Un inconveniente de una impresora de red es que varios usuarios que intentan acceder a la impresora a la vez pueden retrasar los proyectos de impresión. Puede valer la pena considerar más de una impresora si su oficina tiene un alto volumen de impresión.

Consejo 6: piense en los costos a largo plazo

Comprar una impresora no es un costo único; También deberá considerar los gastos continuos de tóner, papel y mantenimiento. Recuerde que podría valer la pena comprar una impresora más cara que se ajuste a sus necesidades con costos continuos más bajos.

Considere una tecnología de impresora que incorpore consumibles de larga duración y uno de los costos más bajos por impresión, por la mejor relación calidad-precio.

Consejo 7: Piense en el ahorro de dinero y en el ambiente  

Los fabricantes de impresoras han dado grandes pasos para reducir el consumo de electricidad de sus productos.

Las impresoras KYOCERA tienen un control de potencia óptimo y están especialmente equipadas para ahorrar energía durante las fases de espera, modo de bajo consumo y modo de reposo. Las impresoras ECOSYS KYOCERA proporcionan una solución de impresión que incorpora consumibles de larga duración, lo que significa que menos desperdicios se están convirtiendo en vertederos.

Consejo 8: Elige tu nivel de servicio correctamente

Programas de servicios de administración delegada o convenios de mantenimiento, son la solución ideal para las empresas que habitualmente dependen de la impresión y tienen amplias necesidades relacionadas con esta actividad.

Algunos proveedores desempeñan un papel más dinámico en lugar de entregar únicamente consumibles y organizar la reparación o el reemplazo cuando se producen fallas y ofrecen el monitoreo de manera proactiva su impresión para que pueda administrar progresivamente las máquinas instaladas en su negocio, creando un entorno de impresión más eficiente y económico.

En Ofimarcas contamos con el personal calificado para ayudarle a escoger la impresora que mejor se adapte a su necesidad. Llámenos al +57 1 6358589 o contáctenos y solicite una visita de asesoría sin costos.

Fuentes:
https://blog.kyoceradocumentsolutions.com.au/8-tips-to-choosing-the-right-printer-for-your-needs
https://www.elespectador.com/economia/mas-de-50-millones-de-pesos-se-ahorrarian-las-empresas-al-ano-si-no-utilizaran-papel-articulo-827656

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