Como escoger el mejor escáner documental

Las empresas están cambiando sus archivadores que están llenos de archivos de quién sabe hace cuánto tiempo y están usando escáneres de documentos para escanear y almacenar sus documentos importantes. Al usar un escáner de documentos para su negocio, no solo ahorra espacio, sino que aumenta la seguridad de la información confidencial y además genera una copia electrónica que no se perderá de manera irreparable. Hay varios tipos de escáneres de documentos en el mercado y docenas de modelos dentro de cada categoría. Al comprender mejor los diferentes tipos de escáneres de documentos, puede elegir el mejor escáner para su negocio. Acá te explicamos como escoger el mejor escáner documental para tu negocio.

 Cómo elegir un escáner para su empresa

Al principio, elegir un escáner puede parecer complicado. Hay varios requisitos a tener en cuenta, así como muchos tipos de escáneres para elegir. Para ayudarlo a elegir el mejor escáner de documentos para su negocio, tenga en cuenta los siguientes factores:

¿Qué necesita escanear?

El tipo de escáner que seleccione debe poder escanear fácilmente los tipos de documentos que quiera escanear y generar una imagen clara y nítida. Antes de tomar decisión, debe responderse a estas preguntas: ¿Está escaneando documentos de hojas sueltas o libros? ¿Está escaneando documentos de tamaño carta u oficio o quizá planos?¿Necesita escanear documentos de identidad (cedulas, carnets, licencias)? ¿Estás planeando escanear fotografías? El tipo de documento que va a escanear debe ser la principal consideración al seleccionar un escáner.

La mayoría de los escáneres documentales son capaces de manejar papel de distintos tamaños, grosor, calidad y características, recibos y documentos de identificación. Sin embargo, para escanear libros que no puede deshojar, necesitará un escáner cama plana o bien un escáner cenital si el material es muy antiguo y necesitamos el menor contacto posible para no dañarlo. Si lo que necesita escanear son planos o fotografía, necesitará un escáner diseñado específicamente para tal fin.

¿Cuántos documentos va a escanear?

 Si planea digitalizar décadas de archivos en papel, necesitará un escáner de documentos de gran volumen que pueda manejar pilas de documentos sin mucha supervisión o trabajo manual involucrado. Los escáneres de documentos de alta gama generalmente se ofrecen para volúmenes diarios de digitalización (2.000, 4.000. 20.000 escaneos diarios) y además vienen con un alimentador automático que puede digitalizar grandes cantidades de papeleo sin supervisión, lo que le permite crear un archivo digital y deshacerse de los archivadores

Sin embargo, si solo escanea documentos ocasionalmente, le servirá mejor un modelo más básico y por lo tanto más económico. También es posible que su negocie requiera de procesos de escaneo en sitio y para ello escáneres de documentos portátiles que hacen el trabajo, así como aplicaciones para teléfonos inteligentes que aprovechan la cámara de su teléfono para recrear documentos digitalmente.

¿Necesitas reconocimiento óptico de caracteres (OCR)?

El reconocimiento óptico de caracteres (OCR por sus siglas en inglés) es una función avanzada de administración de documentos que le permite a su computadora leer fácilmente el texto de sus documentos. Le facilita la organización, búsqueda y formato de sus documentos escaneados. El OCR es generalmente una característica estándar de la industria incluida en la mayoría de los escáneres de documentos modernos, y puede ser un gran optimizador de tiempo para las empresas.

¿Qué sistema operativo estás usando?

Es fundamental que el escáner de documentos que está considerando comprar sea compatible con el sistema operativo que utiliza. La mayoría de los escáneres de documentos funcionan bien con el software de PC, mientras que hay pocos disponibles para Mac.

Si su empresa utiliza Mac OSX, pregunte al representante de ventas o al fabricante si el escáner de documentos que está considerando es compatible. La mayoría de los escáneres pueden funcionar con controladores de terceros, incluso si no están listos para usar Mac OSX de fábrica, pero los controladores de terceros a veces pueden reducir la funcionalidad y obstaculizar el rendimiento.

¿Dónde almacenará los documentos digitalizados y que hará con ellos?

Es importante definir que hará con los documentos escaneados y donde los almacenará. Si su objetivo es digitalizar los documentos para deshacerse de los archivadores y son documentos que no necesitará consultar luego, o al menos con mucha frecuencia, con solo tener claridad de lo expuesto anteriormente, sería suficiente. Pero, si por el contrario, necesita digitalizarlos para luego consultarlos con mucha frecuencia y que además tengan una estructura, indexación, etc., además de necesitar el escáner, es muy probable que necesite un software de gestión documental y para ello es necesario que a la hora de salir a buscar escáner se asegure que el que vaya a adquirir cuente con controladores Twain o Isis que le permitan una perfecta integración con el software de gestión documental.

Si ya tiene la claridad suficiente sobre como escoger un escáner documental y necesita adquirir uno o simplemente desea mayor asesoría, por favor contáctenos para brindarle la opción que mejor se ajuste a su necesidad y facilite su proceso de compra. Somos representantes de fábrica de marcas como Fujitsu y Avision

Fuente: https://www.business.com/articles/document-scanner-buying-guide/